Постановка и автоматизация управленческого учета

Постановка управленческого учета включает в себя разработку методологии (учетная политика в целях управленческого учета), а так же автоматизацию управленческого учета на базе программных продуктов 1С.

За время проведения аудита управленческого учета нами неоднократно устанавливались примерно одинаковые у проверяемых компаний проблемы:

1. Отсутствие четкой методики управленческого учета.

• Во многих случаях в компании отсутствует даже краткая учетная политика по управленческому учету. Отсутствует даже самая простая памятка, как вести учет по конкретному блоку учета, откуда брать информацию, что является основанием для отражения операции, на какую дату эта операция отражается и т.п. Это приводит к ряду очевидных проблем:
  • Смена финансового сотрудника автоматически означает утерю компетенций по соответствующему блоку учета.
  • Прием нового сотрудника ведет к возникновению ошибок. Порой новый сотрудник даже не понимает, где конкретно ему взять ту или иную информацию. При этом существующие сотрудники не всегда корректно обучают нового сотрудника, если это не их блок учета.
  • Нельзя предъявить сотруднику претензию в ошибке, так как нет никаких правил и инструкций.
• Автоматизация управленческого учета (правила выгрузок, корректировки операций и т.п.) делается исходя из собственного понимания программистов 1С. После чего программистами сдается результат, который в дальнейшем много раз корректируется по мере выявления очередных ошибок. С обязательным выставлением дополнительных часов к оплате.
• Часто система сборки управленческой отчетности настраивалась очень давно. Каких-либо документов, технических заданий или функциональных требований нет, либо они уже устарели. Доработки часто делаются без письменных согласований, «на лету», по требованию линейных сотрудников в обход согласования таких доработок с лицами, ответственными за сбор управленческой отчетности. Информация по системе управленческого учета в лучшем случае есть у разработчика (как внешнего, так и внутреннего), она доступна только тогда, когда контакт с ним не утрачен. Т.к. все изменения не документированы, ему нужно заново погружаться в текст кода программы, чтобы ответить на простой вопрос: «А как эта строка отчета собирается?». А это дополнительные часы к оплате и сдвигание сроков сборки достоверной отчетности.

2. Отсутствие действительно полностью автоматизированного цикла сборки отчетности.

• Например, в компании сделан первый шаг — управленческий учет действительно ведется с применением двойной записи с использованием, например, 1С.
• Однако далее сотрудник финансовой службы вынужден отдельно собирать отчетность в Excel, поскольку сами алгоритмы автоматизированной сборки или не разработаны, или работают с ошибками, с которыми уже все смирились.
• Это в свою очередь вызывает периодический коллапс в работе финансовой службы к моменту подготовки очередной управленческой отчетности.
• В ряде случаев это вынуждает собственника согласиться удлинить отчетный период (хотелось бы, например, получать финансовые результаты ежемесячно, но приходится соглашаться на ежеквартальный период).
• Либо система устарела и не отвечает текущим потребностям бизнеса. Реалии бизнеса таковы, что внешняя среда очень динамична, сам бизнес может претерпевать значительные изменения за короткие промежутки времени, а отчетность не успевает за этим. Попытки актуализации информации в отчетности могут приводить к полному пересмотру правил ведения учета в системе, и зачастую настроить ее заново становится экономически более выгодно.
• Часто применяется схема построения управленческого учета, при которой он строится на базе регламентированного учета. Как правило, трансляция проводок при этом способе настраивается внешним разработчиком и для сотрудников компании — это «темный лес». В случае необходимости внесения каких-либо изменений в правила трансляции, в большинстве случаев, силами своих сотрудников это сделать невозможно, приходится привлекать разработчика, а это дополнительные деньги и время.

3. Отсутствие управленческого баланса.

• В своей практике мы часто сталкиваемся с удивительным парадоксом: бухгалтерский баланс по данным официального бухгалтерского учета более достоверно отражает финансовое состояние компании, чем управленческий баланс, если попробовать его собрать по данным управленческого учета.
• В том случае, если компания еще не составляла управленческий баланс, не консолидировала в нем весь бизнес (включая разные юр. лица, ИП, или даже иностранные компании группы), фактически собственник не представляет реального состояния бизнеса в определенной точке времени. Отчеты о финансовых результатах и cash-flow не могут дать такой информации.
• При сборке управленческого баланса двойная запись выступает элементом контроля, который не так эффективно работает при составлении отчета о финансовых результатах и cash-flow. Проблема «управленческий баланс не сошелся» возникает достаточно часто.
• В том числе эта проблема может возникать из-за элементарного упущения отдельных счетов (субсчетов), участвующих в сборке. Как правило программисты 1С требуют списка данных счетов/субсчетов, остатки по которым они будут переносить в управленческий баланс. Для формирования такого списка фактически изобретается велосипед, хотя можно взять готовый алгоритм сборки официального бухгалтерского баланса с отдельными точечными доработками. Однако здесь как правило мы натыкаемся на еще одну проблему: управленческий учет настолько сильно изменен по сравнению с бухгалтерским, используются разные субсчета, что приходится заниматься все-таки изобретением велосипеда.

4. Информационная безопасность.

• Данные управленческого учета хранятся физически в месте нахождения основного офиса клиента.
• Более того, часто из-за стремления упростить сам процесс учета базы 1С официального бухгалтерского учета находятся в одной и той же оболочке, что и база управленческого учета.
• Специалисты IT работают в том же офисе, где располагается бухгалтерия и оформлены в штат с официальной должностью IT.
• Специалисты IT не проинформированы о том, что они являются приоритетными целями для допросов контролирующих органов. Соответственно не выстроены ответы о месте хранения данных.
• Бухгалтерия одновременно ведет как официальный бухгалтерский учет, так и управленческий. При этом не оценены риски раскрытия данных управленческого учета при допросах бухгалтера в рамках его должностных обязанностей по ведению официального бухгалтерского учета («раздвоение личности»).

С учетом данных обстоятельств и много чего еще мы делаем постановку управленческого учета. Работа включает в себя разработку методологии (учетная политика в целях управленческого учета), а также автоматизацию управленческого учета на базе программных продуктов 1С

Мы предлагаем:

1. Разработка методологии Системы управленческого учета

2. Внедрение Системы управленческого учета, предполагающее:

• отладку бизнес-процессов с целью эффективной эксплуатации Системы управленческого учета;
• автоматизацию Системы управленческого учета;
• консультационную поддержку и обучение персонала при эксплуатации Системы управленческого учета.

Как организовывается работа

Этап 1. Обследование

Включает проведение следующих действий:

• Интервью с потенциальными пользователями Системы управленческого учета для установления приоритетов.
• Получение информации о возможных дополнительных и/или скрытых целях внедрения Системы управленческого учета (например, оценка эффективности отдельных департаментов, выявление и снижение рисков нецелевого использование средств и т.п.).
• Выявление потребности в дополнительных работах, необходимых для будущего внедрения Системы управленческого учета (например, постановка системы бюджетирования, разработка системы KPI).
• Анализ существующей у Заказчика практики ведения управленческого учета и применяемых форм отчетов.
• Сбор и формализация информации, необходимой для проектирования автоматизированной системы.
• Анализ бизнес-процессов, затрагивающих Систему управленческого учета:
  • установление фактической системы документооборота и информации в той части, которая может «затронуть» Систему управленческого учета;
  • определение источников информации для Системы управленческого учета;
  • определение функционала сотрудников, имеющего значение для Системы управленческого учета.

Этап 2. Разработка Учетной политики в целях управленческого учета (этап методологии)

Включает проведение следующих действий:

• Разработка правил учета операций, правил квалификации объектов учета.
• Формирование объектов аналитического учета (справочники).
• Разработка системы взаимосвязанных показателей для формирования управленческой отчетности.
• Определение методики расчета показателей для целей управленческой отчетности.
• Разработка форм управленческой отчетности.
• Разработка модели форм управленческой отчетности в формате Excel с возможностью изменения исходных данных с автоматическим перерасчетом результатов отражения информации в формах.
• Разработка правил ввода входящих остатков при начале использования Системы управленческого учета.

Этап 3. Автоматизация Системы управленческого учета (этап внедрения)

Включает проведение следующих действий:

• Выбор платформы, на базе которой будет строиться учетная модель (по умолчанию предполагается использование программных продуктов на базе «1С: Предприятие»); выбор конкретной конфигурации и определение примерного списка необходимых доработок. Результат — Коммерческое предложение (КП). Этот шаг выполняется параллельно с этапом методологии.
• После согласования КП проводится углубленный анализ исходных данных. Определяется конкретный список необходимых доработок. Результат — Техническое задание проекта по автоматизации (ТЗ).
• Реализация ТЗ. Построение модели управленческого учета на базе выбранной платформы. Текущий контроль над ходом автоматизации с целью недопущения/минимизации отступлений от утвержденной Учетной политики и Технического задания. Результат — работоспособная модель с заложенным в нее дополнительным функционалом.
• Тестирование, подготовка контрольных примеров, отражающих весь спектр задач автоматизации.
• Разработка альтернативных решений/методов в случае, если будет установлена невозможность автоматизации тех или иных процессов в связи с вновь выявленными особенностями программного обеспечения и/или бизнес-процессов Заказчика.
• Подготовка персонала заказчика к запуску Системы в опытную эксплуатацию.

Этап 4. Запуск в опытную эксплуатацию (этап внедрения)

Включает проведение следующих действий:

• Заведение входящих остатков и необходимой аналитики.
• Консультации по технологии работы и ведения учета в Системе.
• Консультирование персонала по применению методики, установленной в Учетной политике.
• Контрольное тестирование автоматизированной Системы управленческого учета на реальных данных за отчетный период.
• Выявление потребности в дополнительной автоматизации отдельных процессов.
• Обучение персонала в рамках новых бизнес-процессов.
• Получение «обратной связи» о функционировании Системы управленческого учета, выявление и исправление ошибок.

Преимущества 1С

• Массовость. Типовые решения от фирмы 1С решают широкий спектр задач автоматизации учета и управления.
• 1С Предприятие — это система прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технической платформе.
• Открытые исходники. Это открытая система с открытым программным кодом. В комплект поставки уже входят средства для доработки и адаптации системы под конкретную учетную задачу.
• Некоторые задачи решаются, не прибегая к услугам сторонних специалистов. В свободном доступе и на дисках ИТС есть огромное количество внешних печатных форм и обработок, которые предназначены для типовых решений от фирмы 1С.
• Оперативное получение любой информации.
• Актуальные версии регламентированных отчетов.